1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je společnost proOFFICE, s.r.o., IČ: 640 52 028, se sídlem Most, Čepirohy č.p. 115, PSČ 434 01, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, sp. zn. C 9935 (dále také jako „Správce“).
Správce je možné kontaktovat na adrese jeho sídla, emailové adrese: Eva.Brozovicova@hamelinbrands.com či na telefonním čísle: 477 070 646.
2. Účel zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje za účelem komunikace s obchodním partnerem, jednání o uzavření a podmínkách smluvních vztahů s obchodním partnerem, resp. za účelem výkonu práv a/nebo plnění povinností plynoucích ze smluvních vztahů s obchodním partnerem (dále také jako „Smlouva“), stejně jako za účelem plnění právních povinností Správce plynoucích z obecně závazných právních předpisů a za účelem ochrany oprávněných zájmů Správce.
3. Právní základ zpracování osobních údajů
Právním základem zpracování osobních údajů je (jsou):
3.1. jednání o uzavření, resp. plnění Smlouvy ze strany Správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále také jako „GDPR“),
3.2. plnění právních povinností Správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, a
3.3. oprávněné zájmy Správce v podobě určení, výkonu nebo obhajoby nároků Správce plynoucích ze Smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
4. Rozsah zpracování osobních údajů
Správce zpracovává zejména identifikační, kontaktní a platební údaje svých obchodních partnerů, a dále osobní údaje předané Správci ze strany obchodních partnerů a osobní údaje shromážděné Správcem (a to i z jiných zdrojů) při jednání o uzavření, resp. plnění Smlouvy.
Správce zpracovává osobní údaje v přiměřeném a relevantním rozsahu, omezené na rozsah nezbytně nutný s ohledem na účel zpracování osobních údajů.
5. Příjemci osobních údajů
Správce bude předávat osobní údaje příslušným orgánům státní správy a dalším příjemcům, vůči kterým má Správce povinnost předávat osobní údaje na základě příslušných právních předpisů.
Správce bude předávat osobní údaje rovněž následujícím kategoriím příjemců osobních údajů: advokáti a další poradci Správce, poskytovatelé služeb.
Dalšími příjemci mohou být rovněž všichni zpracovatelé, se kterými Správce uzavřel smlouvu o zpracování osobních údajů.
6. Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu, která je nezbytná s ohledem na účel jejich zpracování, přičemž
6.1. osobní údaje zpracovávané na základě právního základu dle čl. 3.1. tohoto dokumentu budou zpracovávány do zániku veškerých závazků plynoucích ze Smlouvy. Tím není dotčena možnost Správce uvedené osobní údaje v nezbytném rozsahu dále zpracovávat pro další účely na základě právních základů dle čl. 3.2. a 3.3. tohoto dokumentu,
6.2. osobní údaje zpracovávané na základě právního základu dle čl. 3.2. tohoto dokumentu budou zpracovávány po dobu trvání příslušné právní povinnosti Správce,
6.3. osobní údaje zpracovávané na základě právního základu dle čl. 3.3. tohoto dokumentu budou zpracovávány po dobu maximálně 10 let od dne zániku veškerých závazků plynoucích ze Smlouvy. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, které se bude týkat práv a/nebo povinností Správce ve vztahu k příslušnému obchodnímu partnerovi, neskončí doba zpracování osobních údajů před skončením takového řízení.
7. Práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany Správce náleží příslušné fyzické osobě následující práva:
7.1. Právo na přístup k osobním údajům
Správce je povinen poskytnout příslušné fyzické osobě na její žádost informace týkající se zpracování jejích osobních údajů (zejména účel zpracování, kategorie osobních údajů, doba jejich zpracování a zdroj osobních údajů). Příslušná fyzická osoba je oprávněna požadovat rovněž kopii zpracovávaných osobních údajů. Za její opakované poskytnutí je však Správce oprávněn požadovat přiměřený poplatek odpovídající vynaloženým administrativním nákladům spojeným s jejím poskytnutím.
7.2. Právo na opravu nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných osobních údajů
V případě, že Správce zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, je příslušná fyzická osoba oprávněna požadovat jejich opravu a doplnění.
7.3. Právo na výmaz osobních údajů
Příslušná fyzická osoba je oprávněna požadovat, aby Správce vymazal osobní údaje, které se jí týkají, pokud je dán jeden z následujících důvodů:
(i) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo
(ii) zpracování osobních údajů je protiprávní, nebo
(iii) příslušná fyzická osoba vznese námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, nebo
(iv) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, nebo
(v) je odvolán případně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.
Právo na výmaz osobních údajů naopak nepřísluší v případě, že zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti Správce nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků Správce či pro archivační účely.
7.4. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Příslušná fyzická osoba je oprávněna kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu Správce. Při vznesení takové námitky Správce posoudí, zdali zájem na ochraně osobních údajů příslušné fyzické osoby převažuje nad oprávněným zájmem Správce, pro který jsou osobní údaje ze strany Správce zpracovávány. V případě, že Správce dospěje k závěru, že zájem na ochraně osobních údajů příslušné fyzické osoby převažuje, přestane osobní údaje zaměstnance pro tento účel zpracovávat.
7.5. Právo na omezení zpracování osobních údajů
Právo na omezení zpracování osobních údajů přísluší pouze v případě:
(i) kdy příslušná fyzická osoba vznesla námitku proti zpracování osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu Správce, nebo
(ii) zpochybňování přesnosti zpracovávaných osobních údajů, nebo
(iii) protiprávního zpracování osobních údajů ze strany Správce a současného odmítnutí jejich výmazu ze strany příslušné fyzické osoby, nebo
(iv) kdy Správce nepotřebuje osobní údaje pro daný účel zpracování, ale příslušná fyzická osoba přesto bude osobní údaje požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu jejích právních nároků.
V případě splnění kterékoliv z výše uvedených podmínek Správce osobní údaje dočasně znepřístupní a po určitou dobu nebude zpracovávat.
7.6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Příslušná fyzická osoba je oprávněna získat osobní údaje, které se jí týkají a které poskytla Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a tyto osobní údaje předat jinému správci osobních údajů, aniž by tomu Správce bránil, resp. je příslušná fyzická osoba oprávněna požadovat, aby osobní údaje byly předány přímo Správcem jinému správci osobních údajů, je-li to technicky proveditelné. Toto právo náleží pouze v případě zpracování osobních údajů na základě případně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na základě plnění příslušné Smlouvy.
7.7. Právo podat stížnost u dozorového orgánu
Příslušná fyzická osoba je oprávněna se kdykoliv obrátit se stížností nebo podnětem týkajícím se zpracování jejích osobních údajů na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Praha, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, webové stránky www.uoou.cz.